Contexto
A “Soluciona Mais, Lda.” é uma PME fictícia sediada em Aveiro, com 26 colaboradores, especializada na prestação de serviços de manutenção industrial para pequenas fábricas. A empresa gere, anualmente, cerca de 180 contratos de manutenção, com clientes distribuídos por todo o país. Estes contratos são, em regra, renovados anualmente, sendo a renovação o principal motor de receita recorrente da Soluciona Mais.
Como a maioria das PME portuguesas, a equipa administrativa é enxuta e a gestão de contratos dependia de um processo manual, baseado em folhas Excel e calendários partilhados. Isto gerava vários problemas:
- Contratos esquecidos, com datas de renovação a passar despercebidas.
- Perda de receitas por não renovação atempada (em média, 10-12 contratos/ano eram perdidos por esquecimento ou atraso na proposta).
- Dificuldade em planear receitas futuras e recursos, devido à incerteza no pipeline de renovações.
- Clientes insatisfeitos por falta de contacto proactivo.
Em 2023, a Soluciona Mais identificou que o valor anual perdido por não-renovação rondava os 32.000€, um montante considerável para a sua escala.
Solução implementada: Automação de lembretes de renovação de contratos PME
Perante a necessidade de profissionalizar o processo de gestão contratual, a Soluciona Mais decidiu automatizar os lembretes de renovação de contratos através de integração do seu ERP (PHC) com um sistema de envio de emails e SMS. O objectivo era garantir que nenhum contrato passasse despercebido, maximizando a taxa de renovação e reduzindo o esforço administrativo.
Mapeamento do processo contratual
O primeiro passo foi mapear o ciclo de vida dos contratos, desde a assinatura inicial até à renovação ou término. Foram identificados os seguintes pontos críticos:
- Data de início e fim do contrato armazenada no ERP.
- Responsável interno por cada contrato.
- Contacto do cliente (email e, quando disponível, telemóvel).
- Necessidade de lembretes em três momentos: 60 dias, 30 dias e 7 dias antes do fim do contrato.
Desenho da lógica de automação
Com a informação estruturada, foi definida a lógica dos lembretes automáticos:
- Extração diária, via API, dos contratos a expirar nos próximos 60 dias.
- Envio automático de email ao cliente e notificação interna ao gestor responsável, 60, 30 e 7 dias antes da data de fim.
- Em casos sem resposta após o primeiro email, envio de SMS como reforço, 7 dias antes do término.
- Registo automático de todas as comunicações no CRM (Hubspot, já implementado).
Esta lógica permitiu cobrir os diferentes perfis de clientes (alguns mais reativos a email, outros apenas respondem a SMS ou chamada) e garantir visibilidade interna sobre o estado de cada renovação.
Integração técnica: ERP + Email/SMS + CRM
A Soluciona Mais optou por uma solução baseada em ferramentas cloud, de fácil integração e baixo custo:
- ERP PHC (on-premises, com API REST)
- Hubspot CRM (cloud, já em uso)
- Make.com (plataforma de automação, para orquestração entre sistemas)
- Sendinblue (envio de emails e SMS em massa, com tracking de abertura)
O fluxo técnico ficou assim desenhado:
- O Make.com acede diariamente à API do PHC e extrai os contratos a expirar.
- Com base nas datas de expiração, dispara cenários de envio de email via Sendinblue e regista eventos no Hubspot.
- Para contratos sem resposta, ao sétimo dia antes do término, é enviado um SMS adicional ao contacto do cliente.
- Todo o histórico de envios e respostas é sincronizado no CRM, permitindo ao comercial agir de forma informada.
Otimização das mensagens e acompanhamento
Foram criados templates de email e SMS personalizados, com linguagem clara e chamada à acção (“Confirme já a renovação do seu contrato para evitar interrupção de serviço”).
Além disso, foi configurado no Hubspot um painel de acompanhamento, onde os gestores podiam ver, em tempo real:
- Contratos em fase de renovação
- Histórico de contactos e respostas
- Taxa de abertura dos emails/SMS
Este painel tornou-se a base das reuniões semanais da equipa comercial.
Stack/ferramentas usadas
- PHC ERP (gestão contratual e extração de dados via API REST)
- Hubspot CRM (registo de interações e painel de acompanhamento)
- Make.com (integração e automação de processos entre ERP, CRM e Sendinblue)
- Sendinblue (envio de emails e SMS automáticos com tracking)
- Google Sheets (registo de logs para auditoria)
Resultados: Impacto nas receitas e retenção
Após 12 meses com o sistema de lembretes renovação contratos PME totalmente automatizado, a Soluciona Mais reportou melhorias claras e mensuráveis:
| Métrica | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Taxa de renovação | 63% | ~92% |
| Receitas perdidas | 32.000€/ano | 4.800€/ano |
| Tempo de gestão | 7h/semana | 2h/semana |
| Clientes que renovam antes do prazo | 34% | 77% |
“Agora sabemos exactamente quando contactar cada cliente e não perdemos contratos por distração. O impacto financeiro e na confiança da equipa foi enorme.” Maria Soares, Diretora Administrativa
Como replicar noutra PME
Qualquer PME que trabalhe com contratos recorrentes pode beneficiar desta abordagem. Eis como adaptar este caso ao seu contexto:
- Identificar onde são guardados os dados de contratos (ERP, CRM, Excel, etc.)
- Definir regras de notificação (quando, para quem, por que canal)
- Escolher ferramentas de automação compatíveis (Make.com, Zapier, Power Automate, etc.)
- Integrar com sistemas de comunicação (email/SMS) e CRM
- Monitorizar resultados e ajustar trigger points e mensagens
É fundamental envolver a equipa comercial e administrativa no desenho dos processos, garantindo clareza nos papéis e total visibilidade sobre o status das renovações.
Próximos passos com a Daily Shot Solutions
A automação de lembretes renovação contratos PME é apenas um dos casos onde a integração de ferramentas digitais pode gerar valor imediato e mensurável. Se pretende:
- Evitar perdas de receita por contratos esquecidos
- Aumentar a retenção de clientes
- Reduzir tarefas administrativas repetitivas
- Ter dashboards claros para acção comercial proactiva
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