Caso de uso: Como uma PME de construção reduziu custos ao automatizar aprovações de orçamentos

Contexto

A ConstruPrime, uma empresa fictícia de construção civil, está sediada em Leiria e opera no segmento de obras residenciais e pequenas infraestruturas. Conta com cerca de 40 colaboradores, incluindo engenheiros, técnicos de obra, administrativos e gestores de projecto. Como PME, a ConstruPrime tem processos internos muito dependentes de pessoas, sobretudo nas áreas administrativa e financeira.

Até 2023, o processo de aprovação de orçamentos era manual e extremamente moroso. Os pedidos de orçamento (sejam para fornecedores, subempreiteiros ou clientes finais) circulavam por email, papel ou até mensagens informais. Gestores de projecto perdiam horas a reencaminhar documentos, cobrar respostas e a tentar perceber o estado de cada aprovação. Estes atrasos prejudicavam o início de obras, o fecho de contratos e a satisfação dos clientes internos e externos.

No último trimestre de 2022, a administração identificou um agravamento da situação:

• Pedidos de orçamento perdidos ou esquecidos na caixa de entrada.
• Aprovações duplicadas ou em falta, levando a erros em encomendas e compras.
• Dificuldade em rastrear onde e por quem estava cada pedido.
• Atrasos sistemáticos nas respostas aos clientes e fornecedores.
• Custos acrescidos devido a decisões tardias e penalizações contratuais.

A ConstruPrime precisava de uma solução que eliminasse o caos, aumentasse o controlo e reduzisse custos — sem exigir grandes investimentos em TI ou formação.

Solução implementada: Automação do Workflow de Aprovação de Orçamentos

Análise do Processo e Identificação dos Pontos Críticos

O primeiro passo foi mapear o ciclo completo de aprovações de orçamentos. A equipa de operações, com apoio externo da Daily Shot Solutions, realizou entrevistas com utilizadores-chave: engenheiros, administrativos e diretores. Ficou claro que:

• O processo tinha demasiados passos manuais (reenvios de email, impressão, assinaturas em papel).
• Faltava um sistema centralizado para monitorizar o estado de cada orçamento.
• Não existia automatização de alertas, lembretes ou escalonamento de aprovações.

Foi decidido que a solução teria de ser digital, fácil de adotar e capaz de integrar-se com os sistemas já existentes, como o email e o portal interno da empresa.

Desenho do Novo Workflow Automatizado

Com base na análise, a solução passou por desenhar um workflow digital e automatizado:

• Submissão de pedidos de orçamento através de um formulário digital no portal interno.
• Encaminhamento automático para o gestor responsável (consoante valor, tipo de despesa ou departamento).
• Envio automático de notificações por email para aprovação ou pedido de esclarecimentos.
• Registo automático de todas as ações e decisões, garantindo rastreabilidade total.
• Alertas automáticos para atrasos ou pedidos pendentes, com escalonamento para superiores se necessário.

O workflow foi configurado para cobrir os principais cenários: aprovações simples (um gestor), aprovações sequenciais (vários níveis) e aprovações paralelas (mais do que um departamento a validar).

Implementação Técnica: Stack e Ferramentas Utilizadas

A escolha da stack tecnológica foi orientada para simplicidade, baixo custo e integração fácil. A solução assentou em três pilares:

• Microsoft Power Automate: plataforma de automação low-code, já incluída no licenciamento Microsoft 365 da empresa.
• SharePoint Online: utilizado como base para o portal interno e armazenamento dos pedidos de orçamento.
• Outlook (Microsoft 365): integrado para envio automático de notificações, aprovações e alertas.

Com o apoio da Daily Shot Solutions, foi criado um fluxo no Power Automate que:

• Recebe os dados do formulário digital (SharePoint).
• Identifica automaticamente os aprovadores necessários.
• Envia emails dinâmicos com botões de “Aprovar” ou “Rejeitar” — sem sair do Outlook.
• Regista todas as decisões, comentários e tempos de resposta.
• Gera relatórios automáticos de performance e compliance para a direção.

A solução foi implementada em menos de 6 semanas, com sessões de formação rápida para utilizadores-chave.

Gestão da Mudança e Adoção pela Equipa

A mudança de processos manuais para automação de aprovações numa PME não acontece sem resistência. A Daily Shot Solutions acompanhou a ConstruPrime na gestão da mudança:

• Workshops práticos com casos reais, simulando pedidos e aprovações no sistema novo.
• Criação de vídeos curtos e FAQs para dúvidas frequentes.
• Feedback semanal dos utilizadores, com ajustes rápidos ao workflow.

De repente, deixámos de andar à procura de emails perdidos. O sistema faz o trabalho por nós e conseguimos focar-nos nas obras.Joana Nogueira, Gestora de Projecto

Stack e Ferramentas Usadas

• Microsoft Power Automate: Criação dos fluxos de aprovação, alertas e relatórios.
• SharePoint Online: Portal de submissão de pedidos e repositório central de orçamentos.
• Outlook (Microsoft 365): Notificações automáticas e aprovações diretas no email.
• Power BI: Relatórios de tempos de resposta, eficiência e compliance.
• Teams: Suporte e comunicação interna sobre o novo sistema.

A stack foi escolhida por estar já presente na maioria das PME portuguesas com Microsoft 365, reduzindo custos de licenciamento e necessidade de novas infraestruturas.

Resultados Concretos

Após três meses de operação, a ConstruPrime registou melhorias significativas nos principais indicadores de performance ligados à automação de aprovações para PME:

Como Replicar Noutra PME

A automação de aprovações em PME não exige tecnologias caras nem equipas de TI dedicadas. O segredo está em escolher ferramentas user-friendly, mapear bem os processos e envolver os utilizadores desde o início.

• Faça um levantamento dos fluxos de aprovação mais críticos (orçamentos, compras, férias, etc.).
• Identifique onde existem atrasos, perdas de documentos ou falta de controlo.
• Escolha ferramentas já incluídas no seu pacote Microsoft 365: Power Automate, SharePoint e Outlook.
• Desenhe um formulário digital e um fluxo de aprovação automatizado — pode começar com um modelo base e ajustar às suas regras.
• Implemente notificações automáticas e relatórios para feedback contínuo.
• Forme a equipa, recolha feedback e ajuste rapidamente.

Se já usa Microsoft 365, pode dar o primeiro passo para automação de aprovações de PME em menos de um mês. Para casos mais complexos, recorra a parceiros especializados em automação e gestão da mudança.

Próximos Passos com a Daily Shot Solutions

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