Contexto
A Comercial Belmonte, Lda. (nome fictício) é uma PME portuguesa dedicada à distribuição de produtos de higiene e limpeza para o sector HORECA. Com sede em Leiria, conta com 18 colaboradores e um volume de negócios anual de cerca de 2,2 milhões de euros. Ao longo dos anos, a empresa construiu uma carteira de mais de 300 clientes ativos, principalmente hotéis, restaurantes e pequenas cadeias de retalho.
Apesar de um portfólio sólido e de uma equipa comercial dedicada, a Comercial Belmonte enfrentava um desafio persistente: cobranças em atraso e elevados saldos por receber. O processo de cobrança era totalmente manual, baseado em folhas Excel e lembretes enviados pontualmente pela equipa administrativa. A ausência de mecanismos automáticos levava a esquecimentos, atrasos e uma grande ineficiência na recuperação do saldo em atraso.
Além do impacto negativo na tesouraria — frequentemente com mais de 40% do saldo total em atraso superior a 30 dias —, a equipa administrativa gastava até 12 horas semanais em tarefas repetitivas de contacto com clientes devedores, comprometendo outras funções críticas.
Solução implementada
Conscientes da necessidade de modernizar e automatizar processos, a direção da Comercial Belmonte decidiu investir numa solução de automação baseada em alertas automáticos de facturas em atraso e integração com o software de faturação já existente. A estratégia assentou nos seguintes pilares:
Mapeamento dos Processos de Cobrança
O primeiro passo foi analisar detalhadamente o fluxo de trabalho atual: desde a emissão da factura até ao registo do pagamento. Foram identificados os principais pontos de falha: ausência de alertas automáticos, dependência de folhas de cálculo manuais e comunicação inconsistente com clientes devedores.
Em conjunto com os consultores da Daily Shot Solutions, foi definido um novo processo automatizado, focado em:
- Identificação automática de facturas vencidas no ERP
- Envio programado de lembretes via e-mail e SMS
- Escalonamento automático para contactos telefónicos em casos de incumprimento persistente
- Relatórios semanais para monitorização do saldo em atraso
Automatização dos Alertas de Facturas em Atraso
A peça central da transformação foi a configuração de alertas automáticos. Em vez de depender da memória ou da disponibilidade humana, o sistema passou a identificar, diariamente, todas as facturas que ultrapassavam o prazo de pagamento.
A cada dia útil, o sistema gera uma lista de facturas vencidas e envia, automaticamente, e-mails personalizados aos clientes devedores, com um resumo do valor em dívida, datas e instruções de pagamento. Se a dívida persistir após 7 dias, é enviado um novo lembrete, desta vez também por SMS, aumentando a probabilidade de contacto efetivo.
Em casos de incumprimento superior a 14 dias, o sistema faz escalar o caso para um membro da equipa comercial, que recebe uma notificação para contacto telefónico personalizado.
“Antes, facilmente me esquecia de enviar lembretes a alguns clientes. Agora, os alertas automáticos garantem que ninguém fica esquecido.”Catarina Silva, Administrativa (empresa fictícia)
Integração com ERP e Software de Faturação
A Comercial Belmonte utilizava o ERP SimplesFaturação (nome fictício), uma solução de faturação cloud comum em PME portuguesas. A automação dos alertas foi possível através de integração API, permitindo que o sistema de cobrança acedesse, em tempo real, às facturas emitidas, datas de vencimento e estado de pagamento.
A integração foi desenvolvida em estreita colaboração com o fornecedor do ERP e a equipa de TI da Daily Shot Solutions, assegurando:
- Sincronização diária dos dados de facturação
- Registo automático do histórico de alertas enviados
- Atualização automática do estado das facturas após pagamento
- Compliance com RGPD e normas de segurança
Monitorização e Ajuste Contínuo
Após o arranque da solução, foram definidos KPIs claros para avaliar o impacto: percentagem de saldo em atraso, tempo médio de recuperação de dívida, e tempo despendido em tarefas administrativas de cobrança.
A equipa administrativa passou a receber relatórios automáticos semanais, permitindo o ajuste das mensagens, dos timings dos lembretes e das regras de escalonamento. A cultura de melhoria contínua foi reforçada, com reuniões mensais para análise de resultados e identificação de novas oportunidades de automação.
Stack/Ferramentas usadas
- ERP SimplesFaturação (nome fictício; cloud-based)
- Plataforma de automação Zapier (integração API)
- Serviço de envio de SMS (Twilio, nome fictício)
- Gmail API para envio de e-mails automáticos
- Google Sheets (relatórios e dashboards)
- Daily Shot Solutions — consultoria, desenvolvimento, monitorização
Resultados
| Antes | Depois | |
|---|---|---|
| Saldo médio em atraso (>30 dias) | €42.000 | €22.300 |
| Tempo mensal em tarefas administrativas | 48h | 14h |
| Taxa de recuperação até 15 dias | 32% | 70% |
| Clientes a receber alertas automáticos | 0 | 100% |
Dificuldades e aprendizagens
O processo de automatizar cobrança PME trouxe desafios relevantes, entre os quais:
- Resistência inicial da equipa a mudanças nos processos habituais
- Necessidade de personalizar mensagens para diferentes perfis de cliente
- Gestão de exceções (clientes com acordos especiais ou em litígio)
- Adaptação do ERP para permitir integrações externas seguras
- Formação da equipa administrativa para interpretar relatórios e agir rapidamente
As principais aprendizagens incluíram a importância de:
- Envolver a equipa desde o início, explicando benefícios e recolhendo sugestões
- Testar e ajustar as mensagens e timings dos alertas para maximizar eficácia
- Garantir que a solução é flexível e permite exceções quando necessário
- Manter o foco na experiência do cliente, evitando comunicações demasiado agressivas
“Nunca pensei que a automação de cobranças trouxesse tanta tranquilidade à nossa tesouraria e equipa. O saldo em atraso caiu para metade em poucos meses.”João Belmonte, Gerente (empresa fictícia)
Como replicar noutra PME
A experiência da Comercial Belmonte mostra que automatizar cobrança PME é uma iniciativa ao alcance de muitas empresas do sector comercial. Recomenda-se o seguinte roteiro:
- Mapear o processo atual de faturação e cobrança, identificando pontos críticos
- Escolher um ERP ou software de faturação que permita integração via API
- Seleccionar uma plataforma de automação (ex: Zapier, Integromat) compatível
- Definir regras de envio de alertas automáticos (timings, canais, mensagens)
- Personalizar e testar as comunicações, ajustando conforme feedback dos clientes
- Formar a equipa administrativa e comercial para interpretar relatórios e agir em casos excecionais
- Monitorizar resultados e ajustar continuamente o processo
A automatização pode ser implementada em poucas semanas, com baixo investimento inicial, e permite ganhos rápidos em liquidez, eficiência e satisfação da equipa.
Automatize a recuperação de saldos em atraso com a Daily Shot Solutions
Se a sua PME enfrenta desafios na cobrança e depende ainda de processos manuais, a Daily Shot Solutions pode ajudá-lo a implementar automação de alertas, integração com faturação e sistemas de reporte personalizados, ajustados ao contexto da sua empresa.
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