Contexto
A Consultoria Avançar (nome fictício) é uma PME portuguesa do setor dos serviços de consultoria de gestão, com 16 colaboradores e cerca de 80 clientes ativos, maioritariamente outras PME. Como muitos negócios semelhantes, a Consultoria Avançar baseia parte significativa da sua faturação em contratos de prestação de serviços com renovação periódica, tipicamente anual ou semestral.
Antes da intervenção, a empresa enfrentava um desafio recorrente: contratos expiravam sem que a equipa comercial ou o cliente fossem alertados atempadamente. O resultado era a perda de oportunidades de renovação, lacunas na faturação e menor previsibilidade financeira. Muitas vezes, só davam conta do fim do contrato semanas após o termo, quando o cliente já tinha procurado alternativas ou, simplesmente, deixava de utilizar o serviço sem renovação formal.
Esta situação, comum em PME de serviços, tem um efeito direto na receita e na reputação, já que transmite falta de profissionalismo e reduz o ciclo de fidelização com o cliente.
Solução implementada
Após uma análise detalhada ao processo de gestão contratual, a Consultoria Avançar recorreu à Daily Shot Solutions para redesenhar o ciclo de acompanhamento dos contratos. O objetivo foi claro: automatizar alertas de contratos para evitar perdas por esquecimento e garantir um processo de renovação proativo e profissional.
Mapeamento do ciclo de vida dos contratos
Primeiro, foi feito um levantamento detalhado de todos os pontos de contacto dos contratos: datas de início, termo, condições específicas de renovação, contactos principais de cada cliente e responsáveis internos. Foi organizada toda a informação numa base de dados centralizada, integrando dados que antes estavam dispersos em folhas Excel, emails e agendas individuais.
Definição de triggers e regras de alerta
Com a informação centralizada, foram desenhadas regras claras para disparo de alertas:
- Alertas internos para equipa comercial 60, 30 e 7 dias antes do termo do contrato
- Alertas de aviso ao cliente 30 e 7 dias antes do término, personalizados conforme o serviço
- Notificações automáticas para administração em caso de não renovação até à data-limite
Estes alertas foram configurados para serem enviados por email e, em casos críticos, por SMS, garantindo redundância e máxima probabilidade de serem lidos a tempo.
Automação do envio de alertas
Para operacionalizar a solução, foi escolhida uma ferramenta de workflow low-code, integrando o sistema de gestão de contratos já usado pela empresa (um CRM SaaS) com plataformas de envio de emails e SMS. O envio dos alertas ficou totalmente automatizado: sempre que um contrato é registado ou renovado, as datas de alerta são geradas automaticamente, e os disparos acontecem sem intervenção manual.
A equipa comercial recebe ainda um resumo semanal dos contratos próximos do fim, permitindo planear contactos de follow-up personalizados e antecipar objeções ou negociações.
Monitorização e melhoria contínua
Foi implementado um dashboard simples para monitorizar taxas de resposta aos alertas, renovações em pipeline e contratos expirados sem resposta. Assim, a direção comercial pode rapidamente identificar padrões de comportamento, agir sobre contratos em risco e ajustar a cadência de alertas sempre que necessário.
Stack/ferramentas usadas
- CRM SaaS (exemplo: Pipedrive, mas fictício para o caso)
- Plataforma de automação de workflows (exemplo: Make/Integromat ou Zapier, nome fictício: FlowBridge)
- API de envio de emails (exemplo: SendGrid, nome fictício: MailPulse)
- API de envio de SMS (nome fictício: SMS Direct)
- Dashboard de monitorização (Google Data Studio, mas nome fictício: DashView)
Resultados
Ao fim de seis meses, a Consultoria Avançar registou melhorias tangíveis e mensuráveis no seu processo e resultados comerciais, destacando-se os seguintes indicadores:
| Métrica | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Taxa de renovação | 35% | 77% |
| Contratos expirados sem contacto prévio | 15/mês | 3/mês |
| Receita média previsível (6 meses) | 32.000€ | 41.600€ |
| Horas mensais em tarefas administrativas | 25h | 7h |
Agora sabemos sempre quais os contratos a renovar e temos tempo para preparar propostas personalizadas. Os clientes sentem-se acompanhados e a nossa previsão financeira melhorou substancialmente. Marta Silva, Diretora Comercial
Como replicar noutra PME
Qualquer PME com contratos de prestação de serviços pode beneficiar desta abordagem. Eis um guia prático para replicar:
- Centralizar a informação contratual – Reúna todos os contratos, datas de início/fim e contactos principais numa base de dados única (pode ser um CRM ou até um Excel estruturado).
- Definir regras de alerta – Estabeleça com clareza quando e quem deve ser alertado antes do termo do contrato (exemplo: 60, 30, 7 dias para a equipa e clientes).
- Escolher uma ferramenta de automação – Utilize plataformas como Make, Zapier ou alternativas nacionais para interligar a base de dados ao envio automático de emails/SMS.
- Personalizar as mensagens – Redija alertas claros, profissionais e personalizados para cada segmento de clientes.
- Monitorizar e ajustar – Acompanhe resultados, ajuste a cadência de alertas e envolva a equipa comercial na análise das taxas de resposta.
Este processo pode ser iniciado de forma simples e escalado à medida que o negócio cresce. O mais importante é garantir que a automação serve a operação e não o contrário.
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