Caso de uso: PME de retalho reduziu ruturas ao digitalizar encomendas com fornecedores

Contexto

A Casadoce (nome fictício), é uma PME portuguesa do setor do retalho alimentar, sediada em Vila Real. Com 32 colaboradores e duas lojas físicas, a empresa especializou-se na venda de produtos gourmet e tradicionais, direcionando-se para um público exigente e atento à qualidade.

Apesar do negócio estável, a Casadoce enfrentava um problema persistente: ruturas frequentes de stock em artigos de alto volume e atrasos no reabastecimento de produtos críticos. O processo de encomenda com fornecedores era realizado manualmente, recorrendo a folhas de cálculo e telefonemas. Esta abordagem estava na origem de vários desafios:

• Erros de transcrição e duplicação de encomendas
• Falta de visibilidade do estado das encomendas
• Tempo excessivo dedicado a tarefas administrativas
• Demora na reposição de produtos em loja

Estes constrangimentos resultavam em prateleiras vazias, frustração dos clientes e perda de vendas, especialmente em períodos de maior movimento. A gestão sentia necessidade de modernizar o processo, mas temia custos elevados e interrupções na operação.

Solução implementada

Após análise do fluxo de trabalho, a equipa da Daily Shot Solutions propôs um projeto de digitalização das encomendas PME com ligação ao ERP já existente. O objetivo era simples: transformar o processo manual num sistema digital, acessível e integrado, que garantisse rastreabilidade, automatização e visibilidade em tempo real.

Mapeamento e simplificação do processo

O primeiro passo foi mapear o ciclo de encomendas, identificando pontos críticos e tarefas redundantes. Descobriu-se, por exemplo, que cada loja fazia pedidos de forma independente, sem cruzamento de informação, o que gerava duplicações e envios desnecessários aos fornecedores.

Foram desenhados novos fluxos, centralizando os pedidos num único painel digital, acessível por loja e pelo escritório central. Esta centralização permitiu criar regras automáticas para consolidar necessidades e evitar ruturas.

Implementação de plataforma digital

Optou-se por uma solução cloud, compatível com dispositivos móveis e desktops, facilitando a adoção por parte de todos os colaboradores. O sistema permitia criar, aprovar e enviar encomendas diretamente aos fornecedores, com templates pré-definidos para os artigos mais frequentes.

Além disso, cada pedido ficava automaticamente registado, com histórico acessível e possibilidade de seguimento do estado (enviado, aprovado, entregue, etc.).

Integração com o ERP

Para garantir que a digitalização das encomendas PME não criava silos de informação, a plataforma foi ligada ao ERP Primavera já utilizado pela Casadoce. Assim, as encomendas aprovadas eram refletidas automaticamente no sistema de gestão de stocks, atualizando previsões e facilitando o planeamento de compras.

Esta integração eliminou a necessidade de introdução manual de dados, minimizando erros e acelerando a atualização de inventário.

Formação e acompanhamento

Reconhecendo a resistência inicial dos colaboradores, foi desenvolvido um plano de formação prático e contínuo, com sessões presenciais e vídeos explicativos. Durante as primeiras semanas, a equipa da Daily Shot Solutions acompanhou de perto a operação, ajustando funcionalidades e esclarecendo dúvidas em tempo real.

"Nunca pensei que fosse tão fácil ver o que cada loja precisa e aprovar tudo num só clique. Antes era um caos de emails e telefonemas." Maria Antunes, Responsável de Compras (fictícia)

Stack/ferramentas usadas

• Plataforma de encomendas cloud (p.ex. Pipefy, Airtable, ou solução customizada)
• ERP Primavera (já existente)
• Conectores automáticos (API, Zapier ou Integrações nativas)
• Dispositivos móveis e desktops para acesso em loja e escritório
• Dashboards de monitorização e reporting

Resultados

Como replicar noutra PME

O sucesso da Casadoce demonstra que a digitalização das encomendas PME não exige investimentos avultados nem grandes ruturas na operação. Eis algumas dicas práticas para aplicar esta abordagem na sua empresa:

• Mapeie o seu processo atual: identifique pontos críticos, gargalos e tarefas manuais repetitivas.
• Escolha uma plataforma digital simples, adaptada ao seu contexto (pode começar com soluções low-code ou até folhas partilhadas, evoluindo depois para integrações mais robustas).
• Garanta integração com o ERP ou sistema de gestão de stocks, mesmo que inicialmente seja através de exportação/importação de ficheiros.
• Envolva a equipa desde o início, promovendo formação e participação ativa na definição do novo processo.
• Implemente de forma faseada: comece por uma loja ou departamento, recolha feedback e ajuste antes de escalar.

Acima de tudo, mantenha o foco na simplicidade e na resolução do problema principal: eliminar ruturas de stock e atrasos.

"A digitalização das encomendas PME foi o melhor investimento operacional dos últimos anos. A clareza e rapidez fazem toda a diferença." Rui Figueira, Gerente (fictício)

Próximos passos

Caso queira explorar como digitalizar encomendas PME na sua organização — seja para evitar ruturas, automatizar tarefas ou integrar sistemas — a equipa da Daily Shot Solutions pode ajudar. Fale connosco para um diagnóstico gratuito e descubra como transformar a sua operação.

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