Contexto
A Soluciona Mais é uma PME fictícia portuguesa, sediada em Coimbra, que actua no sector dos serviços de consultoria empresarial há mais de 12 anos. Com uma equipa de 24 colaboradores, dos quais 8 são comerciais, a empresa enfrentava um desafio comum em muitas PME nacionais: erros recorrentes nas propostas comerciais enviadas aos clientes.
Em 2022, a direcção comercial da Soluciona Mais identificou que cerca de 28% das propostas enviadas apresentavam erros manuais — desde preços incorrectos e condições desactualizadas até omissões de cláusulas legais obrigatórias. Estes erros originavam retrabalho, atrasos no fecho de negócios, perdas de confiança junto dos clientes e, nalguns casos, até descontos não autorizados.
A análise interna revelou que cada comercial utilizava o seu próprio template, guardado localmente, por vezes modificado de propostas antigas. A ausência de uniformização e de um repositório central tornava impossível garantir a consistência e o controlo de versões dos documentos.
“Perdíamos demasiado tempo a rever propostas e, mesmo assim, escapavam erros que nos custavam credibilidade e dinheiro.”Ana Borges, Directora Comercial (empresa fictícia)
Solução implementada
Diagnóstico aprofundado e alinhamento dos requisitos
A decisão de avançar para uma solução de centralização de templates de propostas foi precedida por reuniões com as equipas comercial, informática e administrativa. Foi feito um levantamento exaustivo dos tipos de propostas enviados, dos campos obrigatórios, das variáveis que mudavam por cliente e dos pontos mais críticos onde ocorriam erros.
Foram definidos como requisitos essenciais:
- Centralização dos templates num único local, acessível a toda a equipa comercial
- Controlo de versões e histórico de alterações
- Gestão de permissões de edição e aprovação
- Integração com CRM e sistema de gestão documental
- Automatização de campos variáveis (ex: nome do cliente, valores, datas, condições)
Escolha da solução tecnológica
Após analisar diversas opções, a Soluciona Mais optou por uma solução cloud baseada em Microsoft SharePoint, complementada com Power Automate e integração ao Dynamics 365 CRM já existente. A escolha foi motivada pela facilidade de implementação, integração nativa com as ferramentas já usadas e custo controlado.
A equipa de IT, em colaboração com a área comercial, criou uma biblioteca de templates de propostas no SharePoint, com acesso segmentado por perfil. Cada template foi revisto, actualizado e aprovado por ambas as áreas, garantindo que todos os documentos estavam em conformidade legal e comercial.
Implementação e formação
O processo de implementação decorreu em três fases:
- Revisão e uniformização dos templates existentes
- Configuração do SharePoint e integração com o CRM
- Formação de toda a equipa comercial, com simulações práticas de criação e submissão de propostas
Foram ainda criados fluxos de automação com o Power Automate, para pré-preencher automaticamente campos variáveis a partir do CRM, e alertas de revisão para propostas de maior valor.
Durante o primeiro mês, a área de IT disponibilizou um canal dedicado para suporte rápido e esclarecimento de dúvidas, facilitando a adoção da nova rotina.
Monitorização e melhoria contínua
A Soluciona Mais implementou indicadores-chave para monitorizar o impacto da solução:
- Taxa de erros detectados nas propostas antes do envio
- Tempo médio de preparação de uma proposta
- Número de reclamações internas e externas relacionadas com propostas
- Percentagem de propostas aprovadas à primeira submissão
Estes indicadores eram revistos mensalmente, permitindo pequenas afinações nos templates e nos fluxos de automação, sempre com base no feedback dos utilizadores.
Stack/ferramentas usadas
- Microsoft SharePoint Online — Biblioteca central de templates
- Microsoft Power Automate — Automações de preenchimento e alertas
- Dynamics 365 CRM — Integração para dados de clientes e oportunidades
- Microsoft Teams — Suporte e partilha de boas práticas
Resultados
| Métrica | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Número médio de erros por 100 propostas | 28 | 3 |
| Tempo médio de preparação de proposta (minutos) | 65 | 29 |
| Percentagem de propostas aprovadas à primeira | 54% | 93% |
| Reclamações internas sobre propostas | 12/mês | 1/mês |
“Hoje, cada proposta que enviamos reflecte o nosso profissionalismo — e já não recebo chamadas dos comerciais a pedir para corrigir documentos à última hora.”Ana Borges, Directora Comercial (empresa fictícia)
Como replicar noutra PME
- Mapear todos os tipos de propostas e identificar campos críticos e variáveis
- Escolher uma solução centralizada (SharePoint, Google Drive, Notion, etc.) com controlo de versões
- Envolver as equipas comercial e administrativa na revisão e uniformização dos templates
- Automatizar o máximo possível o preenchimento de dados a partir de sistemas já existentes (CRM, ERP)
- Formar todos os utilizadores e criar um canal de suporte para dúvidas e sugestões
- Monitorizar indicadores-chave e ajustar os processos conforme o feedback do terreno
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