Contexto
A Construtora Horizonte é uma PME fictícia de construção civil, localizada na região do Oeste, com 37 colaboradores e uma faturação anual de 4,2 milhões de euros. Especializada em obras de remodelação e construção de edifícios residenciais, a empresa gere vários projectos em simultâneo, com equipas distribuídas por diferentes localizações.
Nos últimos anos, a Construtora Horizonte enfrentava desafios recorrentes na gestão dos pedidos de obra feitos pelas equipas no terreno: materiais em falta, requisições de equipamentos, ajustes de projecto e solicitações de apoio técnico. O processo era manual — formulários em papel, emails dispersos e telefonemas, sem controlo centralizado. O resultado era previsível: retrabalho, erros de interpretação, pedidos em duplicado, atrasos e conflitos entre equipas de obra, logística e escritório.
“A dada altura, quase metade dos nossos pedidos de materiais chegavam com erros ou em duplicado, o que nos obrigava a perder horas a corrigir e, pior, a responder a clientes frustrados com atrasos.”Carlos Faria, Director de Operações (nome fictício)
O problema estava a impactar a rentabilidade e reputação da empresa. Os custos de retrabalho subiram 18% em 2022; a satisfação dos clientes caiu, com obras atrasadas e orçamentos derrapados.
Diagnóstico: o retrabalho e os erros na gestão manual de pedidos de obra
O processo tradicional assentava em papeladas e emails dispersos, sem uniformização:
- Pedidos escritos à mão, muitas vezes ilegíveis ou incompletos
- Requisições enviadas por email sem formulário padronizado
- Telefonemas de urgência sem registo formal
- Demora na validação e aprovação dos pedidos
- Falta de histórico para consulta e auditoria
Esta abordagem criava vários problemas concretos:
- Pedidos em duplicado ou contraditórios
- Erros de transcrição e interpretações erradas
- Falta de rastreabilidade: difícil perceber quem pediu o quê, quando e porquê
- Conflitos internos entre obra, logística e escritório
- Tempo excessivo gasto em tarefas administrativas e rectificação de erros
Sem um processo digital, os gestores de obra e o escritório perdiam tempo em tarefas repetitivas, com impacto directo nos prazos e custos dos projectos.
Desenho da solução: digitalização dos pedidos de obra
A solução foi desenhada em três etapas principais:
- Criação de um formulário digital padronizado para todos os pedidos de obra
- Integração directa do formulário com o software de gestão existente (ERP)
- Automatização do reporte e acompanhamento dos pedidos em tempo real
O processo envolveu a análise dos fluxos actuais, entrevistas com as equipas e a personalização do formulário digital para captar todas as necessidades:
- Selecção do tipo de pedido: materiais, equipamentos, apoio técnico, alterações de projecto
- Campos obrigatórios para evitar omissões
- Upload de fotografias e anexos para maior clareza
- Validações automáticas para evitar pedidos em duplicado
- Notificações automáticas para responsáveis de logística e obra
O formulário passou a ser acessível via telemóvel ou tablet, permitindo às equipas de obra submeter pedidos no local, em tempo real.
Integração com o software de gestão e automatização do acompanhamento
A digitalização dos pedidos só faria sentido com integração total no processo de gestão da empresa. Por isso, a equipa de operações, em conjunto com consultores externos, optou por integrar o formulário digital com o ERP utilizado pela Construtora Horizonte (PHC GO, no cenário fictício).
Esta integração trouxe várias vantagens:
- Todos os pedidos submetidos através do formulário eram registados automaticamente no ERP
- Atribuição automática de número de pedido, responsável e prioridade
- Dashboards em tempo real para acompanhamento do estado dos pedidos
- Alertas automáticos em caso de atrasos ou pedidos pendentes
- Histórico completo para auditoria e análise posterior
Os gestores passaram a ter visibilidade total do pipeline de pedidos, com capacidade para filtrar por obra, tipo de pedido, estado e responsável.
Adopção pela equipa e mudanças no dia-a-dia
A fase seguinte foi a formação e apoio à adopção por parte das equipas. O processo foi acompanhado de sessões práticas e de um período piloto de 1 mês em duas obras de média dimensão.
As principais melhorias sentidas foram:
- Redução drástica de erros e pedidos em duplicado
- Clareza sobre o estado dos pedidos e prazos de entrega
- Menos tempo perdido em chamadas e troca de emails
- Maior responsabilização de quem submete e aprova pedidos
- Melhor ambiente interno, com menos conflitos entre equipas
“Agora, cada pedido tem um responsável e um histórico claro. Não há discussões — tudo fica registado e acessível a qualquer momento.”Sandra Tavares, Gestora de Projecto (nome fictício)
O feedback da equipa foi decisivo para pequenos ajustes no formulário e fluxos de validação, tornando a solução ainda mais alinhada com as necessidades reais do terreno.
Stack e ferramentas utilizadas
- Formulário digital personalizado (Microsoft Forms + Power Automate)
- Integração automática com ERP PHC GO via API
- Dashboards de acompanhamento (Power BI integrado com PHC GO)
- Notificações automáticas por email e app móvel
- Armazenamento seguro na cloud (OneDrive Empresarial)
- Formação às equipas com conteúdos interactivos
O critério de selecção passou pela facilidade de integração, baixo custo incremental e curva de aprendizagem reduzida, dada a familiaridade da equipa com o ecossistema Microsoft.
Resultados alcançados
| Métrica | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Pedidos em duplicado | 24/mês | 2/mês |
| Tempo médio de processamento | 3,2 dias | 1,1 dias |
| Horas gastas em retrabalho | 40/mês | 9/mês |
| Conflitos internos reportados | 7/mês | 1/mês |
| Satisfação da equipa (escala 1-10) | 5,8 | 8,7 |
O impacto foi sentido em vários níveis: menos erros, menos atrasos, menos conflitos e mais tempo dedicado a tarefas de valor acrescentado. O investimento em digitalização de pedidos de obra foi recuperado em menos de 6 meses, graças à poupança de tempo e redução de custos de retrabalho.
“Ganhámos tempo, previsibilidade e confiança. Os clientes notam a diferença — as obras agora cumprem prazos e o ambiente interno é incomparavelmente melhor.”Carlos Faria, Director de Operações (nome fictício)
Como replicar este caso noutra PME de construção
Qualquer PME de construção pode beneficiar da digitalização dos pedidos de obra, desde que adapte o processo à sua realidade. Eis os passos recomendados:
- Mapear o actual fluxo de pedidos e identificar pontos críticos (erros, retrabalho, atrasos)
- Desenhar um formulário digital adaptado às necessidades da empresa
- Garantir campos obrigatórios e validações automáticas para evitar omissões e duplicados
- Integrar o formulário com o software de gestão (ERP ou outro) via API ou automações
- Definir regras de notificação e acompanhamento automático
- Formar as equipas e recolher feedback para ajustes rápidos
- Monitorizar resultados: medir tempos, erros e satisfação
O segredo está na simplicidade e adopção: envolver as equipas desde o início, escolher ferramentas familiares e garantir suporte contínuo.
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