Caso de uso: PME de distribuição melhorou o controlo de stock com alertas automáticos

Contexto

A TransAlfa Lda. é uma empresa fictícia do setor de distribuição de componentes eletrónicos, situada na zona industrial de Sintra. Conta com 24 colaboradores e um volume de negócios anual de 3,2 milhões de euros. A empresa serve sobretudo PME industriais e lojas de retalho, garantindo entregas rápidas de mais de 2.100 referências diferentes a nível nacional.

Como distribuidora, a TransAlfa depende de ter sempre disponível o stock certo nos armazéns, evitando tanto ruturas (que levam à perda de vendas) como excesso de inventário (que imobiliza capital). Nos últimos anos, o aumento da procura e a diversificação do portefólio agravaram o desafio:

• Frequentes ruturas em artigos de rotação rápida, levando a atrasos e à perda de encomendas para concorrentes
• Excesso de stock em produtos sazonais ou de baixa rotação, com custos acrescidos de armazenagem
• Controlo de stock feito manualmente, com conferências semanais e registos em Excel
• Falta de alertas automáticos para níveis críticos ou excesso de inventário
• Tempo médio de resposta a ruturas: 3 a 5 dias, devido à deteção tardia

O diretor-geral, António Soares, estava ciente de que uma solução complexa, como um WMS avançado, seria dispendiosa e morosa de implementar. Procurava uma alternativa pragmática, baseada no sistema ERP já existente, mas sem sobrecarregar a equipa com processos ou custos adicionais.

Solução implementada

A Daily Shot Solutions foi chamada para apoiar a TransAlfa na definição e implementação de uma abordagem ágil, focada em resolver o problema principal: garantir o controlo de stock PME de forma automática, simples e sem recorrer a software complexo.

Análise do processo de stock

O primeiro passo foi mapear todo o ciclo de entrada e saída de mercadorias, identificando os pontos críticos onde ocorriam ruturas e excesso de stock. A equipa da Daily Shot Solutions analisou:

• Frequência e motivos de ruturas em artigos A (alta rotação)
• Produtos com maior excesso de stock e tempo médio parado em armazém
• Como e quando eram feitas as conferências de inventário
• Utilização do ERP Primavera para registo de entradas/saídas

Foi diagnosticado que a TransAlfa não tinha mecanismos de alerta proactivos: a equipa só percebia que havia uma rutura no momento da preparação de uma encomenda. O excesso de stock, por sua vez, só era detetado em inventários trimestrais.

Integração de alertas automáticos no ERP

Em vez de implementar um novo sistema, foi desenvolvida uma integração leve com o ERP Primavera já em uso:

• Definição de níveis mínimos e máximos por artigo (regras simples, ajustadas ao histórico de vendas)
• Configuração de alertas automáticos por e-mail e painel web interno sempre que um artigo atinge o stock mínimo ou excede o máximo definido
• Integração com o módulo de compras do ERP, sugerindo automaticamente encomendas aos fornecedores para os artigos em rutura iminente
• Alertas semanais para artigos com stock parado acima de 90 dias

Sem alterar processos operacionais, os utilizadores passaram a receber notificações claras e acionáveis, tanto para repor como para escoar produtos.

Formação e acompanhamento da equipa

Para garantir a adoção, a Daily Shot Solutions realizou sessões práticas com as equipas de armazém, compras e gestão, demonstrando o novo sistema de alertas e o painel de controlo:

• Como interpretar e responder a alertas
• Como ajustar os níveis de stock mínimos/máximos conforme a sazonalidade
• Como registar corretamente entradas e saídas no ERP para garantir fiabilidade

Foi também criada uma rotina semanal de revisão dos alertas e análise das causas das ruturas, para melhoria contínua.

Monitorização e melhoria contínua

Durante os primeiros três meses, foram monitorizados indicadores-chave: número de ruturas, valor do stock parado, tempo médio de resposta e satisfação dos clientes. A equipa de operações passou a ajustar níveis de stock de forma dinâmica, em função da procura real, sem depender de processos morosos.

Desde que temos alertas automáticos, deixámos de ser apanhados de surpresa. Respondemos às ruturas no próprio dia e já não temos prateleiras cheias de produtos parados.António Soares, Diretor-Geral

Stack/Ferramentas utilizadas

• ERP Primavera (versão PME) — gestão de artigos, compras e vendas
• Módulo adicional de alertas (integração desenvolvida pela DSS)
• Painel web interno para visualização e gestão de alertas
• Serviço de e-mail transacional para notificações
• Excel e Power BI para análise de indicadores de performance

Resultados

Após seis meses de utilização do sistema de controlo de stock PME com alertas automáticos, a TransAlfa registou melhorias concretas e mensuráveis:

Como replicar noutra PME

Qualquer PME com stocks críticos pode adotar uma abordagem semelhante, mesmo sem grandes investimentos. Eis o roteiro recomendado:

• Mapear os artigos críticos e analisar histórico de ruturas/excesso de stock
• Definir níveis mínimos/máximos realistas para cada referência
• Implementar alertas automáticos no ERP já existente (ou via integração leve)
• Formar as equipas para resposta rápida e ajuste dinâmico dos parâmetros
• Monitorizar resultados e ajustar regras conforme a sazonalidade ou ciclos de vendas

Mesmo sem um WMS avançado, a integração de alertas automáticos no ERP permite ganhos significativos em controlo de stock PME, reduzindo ruturas e excesso de inventário sem complexidade.

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