Contexto
A “DistribuiMais, Lda.” é uma PME fictícia do setor de distribuição alimentar, localizada em Leiria. Com 38 colaboradores e uma faturação anual de 6 milhões de euros, a empresa abastece cafés, restaurantes e lojas de proximidade em todo o distrito. Ao longo dos anos, a equipa comercial cresceu e a complexidade da operação aumentou, exigindo relatórios de vendas cada vez mais detalhados para apoiar decisões diárias de stock, promoções e planeamento de rotas.
Até ao início de 2023, o processo de análise de vendas era totalmente manual. Todas as segundas-feiras, três pessoas passavam horas a extrair dados do ERP PHC, exportar ficheiros Excel e montar relatórios semanais para a direção e equipa comercial. O resultado? Mais de 40 horas/mês gastas, atrasos crónicos na entrega de relatórios e uma taxa de erro preocupante devido a copy-paste e fórmulas quebradas. A direção sentia que perdia oportunidades de negócio por não ter informação atempada e fiável.
“Sabíamos que estávamos a desperdiçar tempo e a arriscar decisões baseadas em dados errados — mas não tínhamos recursos internos para automatizar o processo.”Joana Baptista, Diretora Operacional (fictícia)
Solução Implementada
Face a este cenário, a DistribuiMais procurou uma solução pragmática: eliminar o Excel manual e garantir relatórios de vendas automáticos, fiáveis e em tempo real. Em colaboração com a Daily Shot Solutions, foi desenhado um projeto de automatização de relatórios de vendas, assente numa integração simples entre o ERP e uma plataforma cloud de dashboards.
Levantamento das Necessidades e Desenho do Caso de Uso
O primeiro passo passou por mapear os relatórios existentes — vendas por cliente, produto, zona e comercial — e identificar quais os indicadores essenciais para a gestão. Foi também fundamental perceber os “pontos de dor”: atrasos na atualização de dados, falta de histórico acessível e erros recorrentes ao consolidar diferentes folhas Excel.
Em conjunto com as chefias intermédias, foi desenhado um dashboard cloud que reunia todos os KPIs críticos e permitia filtrar facilmente por período, canal de venda ou produto.
Integração ERP-Dashboard Cloud
O desafio central prendeu-se com a extração automática dos dados do ERP PHC. A solução passou por usar a API do PHC para gerar exportações automáticas diárias dos dados de vendas, sem intervenção manual. Estes dados eram depois enviados para o Microsoft Power BI, configurado na cloud e acessível via browser e mobile.
Foram criados scripts de integração (Python) que extraíam, transformavam e carregavam os dados (ETL), garantindo que o dashboard estava sempre atualizado. Este pipeline foi desenhado para ser robusto face a alterações de estrutura no ERP e fácil de manter por parte da equipa de IT da DistribuiMais.
Validação, Testes e Formação
Durante duas semanas, a equipa testou a consistência dos dados e ajustou os dashboards para garantir que todos os indicadores batiam certo com os valores do ERP e dos relatórios antigos. Foram corrigidas pequenas discrepâncias, criados alertas automáticos para anomalias e realizada formação interna para garantir que todos sabiam consultar e explorar os dashboards.
Automatização Completa e Entrega de Valor
Com a automatização em produção, os relatórios passaram a estar disponíveis todas as manhãs, sem qualquer esforço manual. A direção passou a tomar decisões rápidas sobre promoções, rotas e encomendas, com confiança total nos dados apresentados.
Stack/Ferramentas Usadas
- ERP PHC (exportação de dados via API)
- Scripts ETL em Python (extração, transformação, carga)
- Microsoft Power BI Cloud (dashboards e partilha de relatórios)
- Azure SQL Database (armazenamento intermédio de dados)
- Microsoft Teams (distribuição automática de relatórios/resumos)
Resultados Concretos
| Métrica | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Tempo mensal gasto em relatórios | ~40h | ~3h (validação e análise) |
| Taxa de erro nos relatórios | 2-3 erros/semana | 0 erros reportados |
| Tempo de entrega dos relatórios | Até 2 dias úteis | Disponível diariamente às 8h |
| Decisões baseadas em dados | Reativas, atrasadas | Proativas, em tempo real |
Como Replicar noutra PME
Qualquer PME que use ficheiros Excel manuais para relatórios de vendas pode beneficiar desta abordagem. Eis algumas dicas práticas para adaptar este caso de uso:
- Mapear processos: Antes de automatizar, identifique todos os ficheiros e relatórios manuais e documente os indicadores realmente críticos.
- Verificar integração do ERP: Confirme se o seu ERP permite exportação de dados (via API, ficheiros CSV ou ligação ODBC).
- Começar simples: Foque-se nos relatórios com mais impacto (ex: vendas por comercial ou por produto) e automatize apenas um ou dois para começar.
- Escolher ferramentas cloud: Power BI, Google Data Studio ou Tableau são acessíveis e permitem dashboards intuitivos sem necessidade de infraestruturas complexas.
- Formar a equipa: Garanta que todos sabem usar e interpretar os dashboards, promovendo a autonomia e o uso dos dados no dia-a-dia.
- Rever o processo: Após a implementação, recolha feedback e ajuste os dashboards para garantir que continuam relevantes.
Próximos Passos com a Daily Shot Solutions
Na Daily Shot Solutions, ajudamos PME portuguesas a transformar processos manuais em fluxos automáticos e fiáveis, com foco na automatização de relatórios de vendas. Se quer poupar tempo, eliminar erros e ganhar agilidade na decisão, fale connosco e descubra como adaptar este caso à sua realidade.
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