Caso de uso: PME industrial cortou 60% nos erros de expedição ao digitalizar o processo de encomenda

Contexto

A MetalMoura é uma PME industrial fictícia, localizada em Leiria, dedicada à produção de componentes metálicos para o setor automóvel e maquinaria agrícola. Com 32 colaboradores e um volume de negócios anual de 2,8 milhões de euros, a empresa sempre valorizou a qualidade e o cumprimento rigoroso de prazos junto de clientes B2B exigentes.

No entanto, à medida que cresceu e diversificou a carteira de clientes, a MetalMoura começou a enfrentar desafios críticos no processo de expedição das encomendas. Erros recorrentes na preparação e envio, bem como atrasos causados por falhas de comunicação entre os departamentos comercial e logístico, afetavam a satisfação dos clientes e geravam custos adicionais significativos.

O desafio operacional: erros, atrasos e impacto comercial

O sistema tradicional da MetalMoura baseava-se na receção de encomendas por e-mail, telefone e até fax. Os pedidos eram transcritos manualmente para folhas de Excel, que depois eram entregues à equipa de logística para preparação. Este fluxo apresentava vários pontos críticos:

• Erros de transcrição (códigos de produto trocados, quantidades incorrectas)
• Omissão de instruções específicas do cliente
• Falta de validação automática de stocks
• Dificuldade em rastrear o estado das encomendas em tempo real
• Comunicação fragmentada entre departamentos

Estes problemas traduziam-se em devoluções frequentes, custos de transporte acrescidos, necessidade de produção urgente para repor artigos enviados de forma errada e, acima de tudo, insatisfação dos clientes B2B que dependem de entregas just-in-time para manter as suas linhas de produção.

Digitalização do processo de encomendas: a abordagem escolhida

Após mapear os principais pontos de falha, a MetalMoura decidiu apostar na digitalização do processo de encomendas PME. O objetivo era garantir que todas as encomendas fossem introduzidas num formulário digital, validado em tempo real, e conectado diretamente ao ERP da empresa.

A solução foi desenhada com base em três princípios:

• Eliminar tarefas manuais e redundantes
• Garantir validação automática de dados (quantidades, disponibilidade de stock, instruções de transporte)
• Facilitar o rastreio e histórico das encomendas para todos os intervenientes

Implementação do formulário digital integrado com o ERP

O projeto foi dividido em três fases:

Mapeamento e normalização do processo

A equipa de operações da MetalMoura, em conjunto com a consultoria da Daily Shot Solutions, identificou todos os fluxos de informação, desde o momento em que o cliente faz o pedido até à expedição. Foram padronizados os campos essenciais para cada encomenda: código do artigo, quantidade, instruções especiais, data de entrega prevista, e informações do cliente.

Desenvolvimento do formulário digital

Foi criado um formulário digital responsivo, acessível por browser em qualquer dispositivo (PC, tablet, smartphone). Este formulário ficou disponível para os comerciais internos e para os clientes regulares da MetalMoura, eliminando a necessidade de trocas de e-mails e telefonemas para esclarecer detalhes.

O formulário:

• Valida automaticamente a existência de stock ao inserir quantidades
• Bloqueia a submissão caso algum campo obrigatório esteja em falta
• Permite anexar instruções específicas (ex: paletização, rotulagem)
• Gera um número de encomenda único e envia confirmação automática ao cliente

Integração com o ERP e automatização do workflow

O formulário ficou ligado via API ao ERP da MetalMoura (PHC CS), permitindo que as encomendas fossem imediatamente registadas, sem intervenção manual. O departamento de logística passou a receber notificações automáticas de novas encomendas, com toda a informação já validada.

Para além disso, foi ativado um dashboard de acompanhamento em tempo real, onde equipa comercial, logística e gestão podem visualizar o estado de cada encomenda, desde o registo até à entrega ao cliente.

“Antes, perdíamos horas a confirmar detalhes das encomendas e a resolver erros. Agora, tudo é mais rápido, transparente e os clientes notam a diferença.”Joana Lopes, Responsável de Operações (empresa fictícia)

Stack e ferramentas usadas

• Formulário digital desenvolvido em Microsoft Power Apps
• Integração com ERP PHC CS via API REST
• Power Automate para notificações e geração de relatórios automáticos
• Dashboard de acompanhamento em Power BI
• Armazenamento seguro em SharePoint para anexos e histórico

Resultados práticos: antes e depois

Os impactos foram visíveis logo nos primeiros três meses:

• Redução dos erros de expedição: Os erros passaram de 22 para 9 por mês, com grande diminuição de equívocos em códigos e quantidades.
• Menos devoluções: A digitalização das encomendas permitiu diminuir as devoluções de 11 para 4 por mês, poupando custos logísticos e produtivos.
• Entregas mais rápidas: O ciclo entre encomenda e entrega foi encurtado de 8 para 5 dias, graças à eliminação de tarefas manuais e reenvios de informação.
• Aumento da satisfação dos clientes B2B: Clientes que antes reclamavam de atrasos e erros passaram a elogiar a fiabilidade e transparência do processo, refletido no índice de satisfação (de 6,8 para 9,1 em 10).

Além disso, a equipa ganhou mais tempo para tarefas de maior valor, como acompanhamento comercial e melhoria contínua dos processos.

Feedback dos clientes B2B

“Agora sabemos sempre quando a nossa encomenda foi processada e quando chega. O risco de paragem de produção por falhas da MetalMoura praticamente desapareceu.”António Ribeiro, Gestor de Compras (cliente fictício)

Os clientes passaram a receber notificações automáticas sobre o estado das suas encomendas, reduzindo drasticamente as chamadas e e-mails para pedir informações. O fluxo digital contribuiu para relações comerciais mais sólidas e para a reputação de fiabilidade da MetalMoura.

Como replicar este caso noutra PME

A digitalização do processo de encomendas PME é adaptável a qualquer empresa industrial ou comercial que procure eliminar erros, atrasos e custos associados à gestão manual de pedidos. Para replicar esta abordagem, sugerimos:

• Mapear o fluxo atual de encomendas e identificar pontos críticos de erro e atraso
• Definir os campos essenciais a recolher em cada pedido (produto, quantidade, datas, instruções)
• Escolher uma ferramenta de formulários digitais compatível com o ERP existente
• Garantir validação automática de dados e integração via API
• Formar as equipas envolvidas para maximizar a adoção e os benefícios

A experiência da MetalMoura mostra que não é necessário ser uma grande empresa para colher ganhos relevantes com a digitalização de processos. O segredo está numa implementação pragmática, orientada para resultados e fácil de usar.

Próximos passos: torne a sua PME mais eficiente

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