Contexto
A MetalMoura é uma PME industrial fictícia, localizada em Leiria, dedicada à produção de componentes metálicos para o setor automóvel e maquinaria agrícola. Com 32 colaboradores e um volume de negócios anual de 2,8 milhões de euros, a empresa sempre valorizou a qualidade e o cumprimento rigoroso de prazos junto de clientes B2B exigentes.
No entanto, à medida que cresceu e diversificou a carteira de clientes, a MetalMoura começou a enfrentar desafios críticos no processo de expedição das encomendas. Erros recorrentes na preparação e envio, bem como atrasos causados por falhas de comunicação entre os departamentos comercial e logístico, afetavam a satisfação dos clientes e geravam custos adicionais significativos.
O desafio operacional: erros, atrasos e impacto comercial
O sistema tradicional da MetalMoura baseava-se na receção de encomendas por e-mail, telefone e até fax. Os pedidos eram transcritos manualmente para folhas de Excel, que depois eram entregues à equipa de logística para preparação. Este fluxo apresentava vários pontos críticos:
- Erros de transcrição (códigos de produto trocados, quantidades incorrectas)
- Omissão de instruções específicas do cliente
- Falta de validação automática de stocks
- Dificuldade em rastrear o estado das encomendas em tempo real
- Comunicação fragmentada entre departamentos
Estes problemas traduziam-se em devoluções frequentes, custos de transporte acrescidos, necessidade de produção urgente para repor artigos enviados de forma errada e, acima de tudo, insatisfação dos clientes B2B que dependem de entregas just-in-time para manter as suas linhas de produção.
| Métrica | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Erros de expedição/mês | 22 | 9 |
| Tempo médio de ciclo (encomenda à entrega) | 8 dias | 5 dias |
| Devoluções/mês | 11 | 4 |
| Índice de satisfação dos clientes | 6,8/10 | 9,1/10 |
Digitalização do processo de encomendas: a abordagem escolhida
Após mapear os principais pontos de falha, a MetalMoura decidiu apostar na digitalização do processo de encomendas PME. O objetivo era garantir que todas as encomendas fossem introduzidas num formulário digital, validado em tempo real, e conectado diretamente ao ERP da empresa.
A solução foi desenhada com base em três princípios:
- Eliminar tarefas manuais e redundantes
- Garantir validação automática de dados (quantidades, disponibilidade de stock, instruções de transporte)
- Facilitar o rastreio e histórico das encomendas para todos os intervenientes
Implementação do formulário digital integrado com o ERP
O projeto foi dividido em três fases:
Mapeamento e normalização do processo
A equipa de operações da MetalMoura, em conjunto com a consultoria da Daily Shot Solutions, identificou todos os fluxos de informação, desde o momento em que o cliente faz o pedido até à expedição. Foram padronizados os campos essenciais para cada encomenda: código do artigo, quantidade, instruções especiais, data de entrega prevista, e informações do cliente.
Desenvolvimento do formulário digital
Foi criado um formulário digital responsivo, acessível por browser em qualquer dispositivo (PC, tablet, smartphone). Este formulário ficou disponível para os comerciais internos e para os clientes regulares da MetalMoura, eliminando a necessidade de trocas de e-mails e telefonemas para esclarecer detalhes.
O formulário:
- Valida automaticamente a existência de stock ao inserir quantidades
- Bloqueia a submissão caso algum campo obrigatório esteja em falta
- Permite anexar instruções específicas (ex: paletização, rotulagem)
- Gera um número de encomenda único e envia confirmação automática ao cliente
Integração com o ERP e automatização do workflow
O formulário ficou ligado via API ao ERP da MetalMoura (PHC CS), permitindo que as encomendas fossem imediatamente registadas, sem intervenção manual. O departamento de logística passou a receber notificações automáticas de novas encomendas, com toda a informação já validada.
Para além disso, foi ativado um dashboard de acompanhamento em tempo real, onde equipa comercial, logística e gestão podem visualizar o estado de cada encomenda, desde o registo até à entrega ao cliente.
“Antes, perdíamos horas a confirmar detalhes das encomendas e a resolver erros. Agora, tudo é mais rápido, transparente e os clientes notam a diferença.”Joana Lopes, Responsável de Operações (empresa fictícia)
Stack e ferramentas usadas
- Formulário digital desenvolvido em Microsoft Power Apps
- Integração com ERP PHC CS via API REST
- Power Automate para notificações e geração de relatórios automáticos
- Dashboard de acompanhamento em Power BI
- Armazenamento seguro em SharePoint para anexos e histórico
Resultados práticos: antes e depois
Os impactos foram visíveis logo nos primeiros três meses:
- Redução dos erros de expedição: Os erros passaram de 22 para 9 por mês, com grande diminuição de equívocos em códigos e quantidades.
- Menos devoluções: A digitalização das encomendas permitiu diminuir as devoluções de 11 para 4 por mês, poupando custos logísticos e produtivos.
- Entregas mais rápidas: O ciclo entre encomenda e entrega foi encurtado de 8 para 5 dias, graças à eliminação de tarefas manuais e reenvios de informação.
- Aumento da satisfação dos clientes B2B: Clientes que antes reclamavam de atrasos e erros passaram a elogiar a fiabilidade e transparência do processo, refletido no índice de satisfação (de 6,8 para 9,1 em 10).
Além disso, a equipa ganhou mais tempo para tarefas de maior valor, como acompanhamento comercial e melhoria contínua dos processos.
Feedback dos clientes B2B
“Agora sabemos sempre quando a nossa encomenda foi processada e quando chega. O risco de paragem de produção por falhas da MetalMoura praticamente desapareceu.”António Ribeiro, Gestor de Compras (cliente fictício)
Os clientes passaram a receber notificações automáticas sobre o estado das suas encomendas, reduzindo drasticamente as chamadas e e-mails para pedir informações. O fluxo digital contribuiu para relações comerciais mais sólidas e para a reputação de fiabilidade da MetalMoura.
Como replicar este caso noutra PME
A digitalização do processo de encomendas PME é adaptável a qualquer empresa industrial ou comercial que procure eliminar erros, atrasos e custos associados à gestão manual de pedidos. Para replicar esta abordagem, sugerimos:
- Mapear o fluxo atual de encomendas e identificar pontos críticos de erro e atraso
- Definir os campos essenciais a recolher em cada pedido (produto, quantidade, datas, instruções)
- Escolher uma ferramenta de formulários digitais compatível com o ERP existente
- Garantir validação automática de dados e integração via API
- Formar as equipas envolvidas para maximizar a adoção e os benefícios
A experiência da MetalMoura mostra que não é necessário ser uma grande empresa para colher ganhos relevantes com a digitalização de processos. O segredo está numa implementação pragmática, orientada para resultados e fácil de usar.
Próximos passos: torne a sua PME mais eficiente
Se a sua PME enfrenta desafios semelhantes, a Daily Shot Solutions pode ajudar a desenhar e implementar uma solução à medida, com integração total no seu ERP e acompanhamento na mudança.
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